Кому нужна онлайн-касса в 2019 году

Государство дало предпринимателям три года, чтобы перейти на онлайн-кассы. 2019-й год — последний этап реформы федерального закона № 54 «О контрольно-кассовой технике». До 1 июля кассы устанавливают предприниматели, которые не сделали этого раньше. Рассказываем, кто обязан поставить кассу, как это правильно сделать и не переплатить.

Подробнее о том, что сейчас происходит:

• Что такое онлайн-касса
• Зачем нужна
• Кому нужна
• Сроки перехода
• Кто освобожден
• Штрафы
• Когда покупать
• Как установить
• Регистрация
• Налоговый вычет

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — контрольно-кассовая техника (ККТ) нового образца, она отвечает трем главным требованиям:

• Касса занесена в государственный Реестр контрольно-кассовой техники.
• В корпусе установлен фискальный накопитель, который хранит информацию о продажах в зашифрованном виде.
• Касса отправляет информацию о продажах оператору фискальных данных (ОФД). Эта организация передает информацию с касс в налоговую и отправляет электронные чеки покупателям.

Чек онлайн-кассы отличается от чеков, которые печатают кассы старого образца. Обязательный элемент чека — QR-код с информацией о торговой операции. Покупатель наводит на код смартфон и проверяет подлинность чека через приложение, в случае нарушения — жалуется на продавца в налоговую. «Проверка чека» для Android и iPhone

Этот и подобные чеки покупатель проверяет на подлинность на сайте и в приложении ФНС

Зачем нужна онлайн-касса

Государство проводит реформу закона о кассах, чтобы исключить серые схемы в бизнесе и повысить прозрачность. Для предпринимателей онлайн-кассы — дополнительные расходы, но кассы несут и пользу для бизнеса.

Прозрачность. Государство заинтересовано в белой бухгалтерии, потому что хочет контролировать продажи и получать налоги. Добросовестные предприниматели тоже выигрывают от прозрачности — им проще работать в условиях здоровой конкуренции. А налоговая сокращает число проверок, потому что сразу получает отчет о продажах. Инспекторы проверяют бизнес, только когда подозревают компанию в нарушениях.

Автоматизация бизнеса. С покупкой онлайн-кассы малые предприятия больше не ведут учет расходов и доходов в тетрадке или Excel. В кассовой программе это происходит автоматически. Поэтому владельцам бизнеса проще контролировать продавцов и исключить воровство.

Отчеты о продажах. Кассовые программы и сопутствующие онлайн-сервисы умеют собирать и анализировать полезную информацию: выручку, средний чек, эффективность продавцов. Бизнесмен открывает раздел аналитики и видит, какие позиции приносят наибольший доход, сколько товаров остается на складе. Это помогает принимать решения о развитии бизнеса.

Кому нужна онлайн-касса

Реформа коснулась предпринимателей, которые занимаются торговлей, общепитом и предоставляют услуги. Не важно, приходят ли клиенты в кафе и офис продаж или заказывают товары онлайн. Кассы по закону ставят и владельцы интернет-магазинов.

Онлайн-касса нужна, независимо от правовой формы бизнеса. Ее ставят руководители ООО и индивидуальные предприниматели. Кассу должны использовать ИП, которые платят единый налог на вмененный доход (ЕНВД), работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) и патенте (ПСН).

Вот основные категории бизнесменов, которые по закону используют для продаж онлайн-кассу:

• Предприниматели, которые до 2017 года применяли кассы старого образца.
• Продавцы подакцизных товаров.
• Владельцы интернет-магазинов.
• Предприниматели, которые оказывают услуги. В их числе ИП на ЕНВД, упрощенке и патенте.
• Владельцы вендинговых и торговых автоматов.

Эти предприниматели должны передавать информацию о продажах ОФД и выдавать чеки клиентам.

Сроки перехода на онлайн-кассы

Реформа идет поэтапно с 2017 года, поэтому основная часть бизнеса уже обзавелась кассами.

В 2019 году онлайн-кассы ставят те, кто до сих пор этого не сделал. До 1 июля предприниматели установят еще 930 тыс. касс. Очередь дошла до организаций и ИП, которые оказывают услуги, выполняют работы и до сих пор работают без кассы:

Кто освобожден от применения ККТ

Часть предпринимателей по закону освобождена от установки онлайн-касс. Среди них: Исключения в 54-ФЗ «О контрольно-кассовой технике»

• продавцы газет и журналов,
• кредитные организации и компании на рынке ценных бумаг,
• кондукторы,
• организации общественного питания в образовательных учреждениях,
• продавцы на необорудованных рынках,
• разносчики еды и товаров в вагонах,
• продавцы мороженого и безалкогольных напитков на розлив,
• торговцы продуктами с цистерн и тележек,
• компании по ремонту обуви и изготовлению ключей,
• собственники жилья, которые сдают его в аренду.

От касс освободили организации и ИП в труднодоступной местности. Список таких населенных пунктов определяет региональная администрация. Еще в исключения попали аптеки в сельских фельдшерских пунктах и религиозные организации.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Компании и ИП обязаны установить и зарегистрировать онлай-кассу, пробивать чеки и передавать данные в налоговую. За нарушения предпринимателям грозят штрафы. Штрафы в статье 14.5 КоАП РФ

За невыданный покупателю чек. На директора, бухгалтера или ИП накладывают штраф в 2000 ₽, на компанию — 10 000 ₽.

За работу без онлайн-кассы. Штраф для должностных лиц и ИП — от 25% до 50% от принятых без кассы сумм, не менее 10 000 ₽. Для юридических лиц — от 75% до 100% от расчета, не менее 30 000 ₽.

За повторное нарушение. Если организация получила штраф, но работает дальше без кассы и продает еще на 1 млн ₽, директора могут дисквалифицировать на 1-2 года. Компании грозит остановка работы до 90 суток.

Когда покупать онлайн-кассу

Если предприниматель предоставляет услуги, налоговая может оштрафовать его за нарушения только после 1 июля 2019 года. Государство заранее объявило сроки и дало предпринимателям возможность подготовиться.

Мы не рекомендуем тянуть с установкой кассы до лета. Ближе к июлю обычно ажиотаж — предприниматели срочно покупают кассы, чтобы не нарушить закон. Сервисные центры будут перегружены. Купить и настроить кассу будет сложнее, возникнет риск штрафов. Выбрать онлайн-кассу для перехода на 54-ФЗ

Каталог

На время ажиотажного спроса сервисные центры наймут новых сотрудников и повысят цены на оборудование и настройку.

Практика двух предыдущих этапов перехода на онлайн-кассы показала, что дешевле и проще купить кассу заранее. У предпринимателя будет время, чтобы зарегистрировать ККТ в налоговой и научить сотрудников с ней работать.

Как установить онлайн-кассу

Модернизация старой кассы. Уточните у производителя, можно ли доработать кассы под новые требования. Например, для касс Viki Mini K и Viki Tower K модернизация стоит 7 500 ₽. В цену входит фискальный накопитель, шильда и документация с новым номером ККТ. Кассовая программа обновится автоматически.

Покупка новой кассы. Вариантов онлайн-касс много — в реестре ККТ на сегодня 170 моделей. Предприниматели выбирают среди них, исходя из потребностей. Для небольшой точки с компьютером подойдет бюджетная ККТ с кассовой программой, для создания полноценного рабочего места кассира — касса-моноблок. Продуктовой рознице часто нужен ЕГАИС, а с этого года — работа с системой маркировки.

От модели кассы зависит цена, она варьируется от 7 500 ₽ до 60 000 ₽. К кассе нужен фискальный накопитель — это еще 6 000–7 000 ₽. К этому нужно прибавить услуги сервисного центра по настройке кассы, они начинаются от 500 ₽.

Договор с ОФД. Чтобы передавать данные о продажах в налоговую, владельцу кассы нужно работать с оператором фискальных данных. В реестре налоговой сейчас 21 ОФД. Их услуги в среднем стоят 3 000 ₽ в год.

Электронная подпись. Она потребуется для регистрации кассы в налоговой, а продуктовой рознице — для работы с ЕГАИС и системой маркировки. Средняя стоимость подписи — 2 500 ₽.

Интернет в торговой точке. Чтобы касса отправляла информацию ОФД и работала с онлайн-сервисами, ее нужно подключить к проводному интернету или Wi-Fi. Отдельные модели онлайн-касс оснащены SIM-картами и работают с мобильным интернетом.

Регистрация онлайн-кассы

После покупки кассу нужно поставить на учет в налоговой. Предприниматели делают это самостоятельно или обращаются в сервисный центр.

Самостоятельно в налоговой. Для регистрации нужно заполнить заявление и сдать его в отделении налоговой. Вы получите регистрационный номер, который надо ввести в кассовой программе и завершить регистрацию.

Самостоятельно на сайте nalog.ru. Чтобы зарегистрировать кассу удаленно, потребуется электронная подпись и регистрация в личном кабинете налогоплательщика. Через сайт подают заявление в электронном виде, получают регистрационный номер и вводят на кассе.

Через сервисный центр. Центры технического обслуживания и специалисты в точках продаж онлайн-касс помогают зарегистрировать кассу. Обычно это отдельная платная услуга.

Налоговый вычет за онлайн-кассу

С 2018 года предприниматели имеют право на налоговый вычет за онлайн-кассу. За каждую приобретенную кассу — до 18 000 ₽. Вычет дается за саму кассу, фискальный накопитель, услуги сервисного центра и ОФД. Форма уведомления о налоговом вычете

Получить вычет в 2019 году могут не все предприниматели. Такое право есть у ИП на ЕНВД и патенте. Право на вычет зависит от того, когда предприниматель зарегистрировал кассу в налоговой:

• С 1 февраля 2017 по 1 июля 2018 года — ИП в торговле и общепите с наемными сотрудниками.
• С 1 февраля 2017 года по 1 июля 2019 года — ИП с другим бизнесом, а также в рознице и общепите без сотрудников.

Чтобы претендовать на вычет, ИП должны поставить кассу на учет до 1 июля 2019 года. Это еще одна причина купить и установить кассу заранее.

После регистрации ИП на патенте потребуется выполнить еще три шага.

Заполнить уведомление на вычет. Предприниматель подает заявление в налоговой лично или отправляет в электронной форме. Вместе с уведомлением нужно принести или отправить в налоговую документы для подтверждения покупки: чеки, накладные.

Отправить заявление. Заявление подается по месту постановки налогоплательщика на учет. Его можно отправить через личный кабинет на сайте налоговой. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.

Дождаться решения и сократить налоги. Налоговый инспектор уведомляет предпринимателя о решении — об одобрении вычета или отказе. Если вычет одобряют, в следующем налоговом периоде размер налога можно уменьшить на сумму до 18 000 ₽, но не больше чем на 50%. Сумма патента часто меньше вычета, поэтому остаток по закону можно направить на другие патенты.

Павел Толстоносов

 [email protected]

Генеральный директор компании «Дримкас». Разрабатывает кассовые решения больше 5 лет. Участвует в процессе на всех этапах: от создания прототипа до продажи устройства.