Касса для курьера: как выбрать и подключить

Если покупатель платит за заказ курьеру, то по закону должен тут же получить чек. Но обеспечить кассой каждого доставщика и научить на ней работать дорого и трудно. Вместо этого можно использовать одну кассу, а курьеры будут пробивать на ней чеки удаленно, через приложение на смартфоне. Рассказываем, зачем нужна касса, как она работает удаленно, какую выбрать и как подключить.

Оглавление

• Зачем нужны кассы курьерам
• Как работает удаленная фискализация
• Какую кассу выбрать
• Как подключить
• Как указать место выполнения расчета
• Как передать чек покупателю
• Что если не использовать кассу

Зачем нужны онлайн-кассы курьерам

Онлайн-касса — это устройство, которое сохраняет информацию об оплате, передает ее в налоговую и печатает бумажный чек, либо отправляет покупателю электронный. По закону все, кто продает товары физическим лицам, должны пробивать чеки на кассе. Иначе они рискуют получить крупные штрафы. Чеки в законе об онлайн-кассе

В законе есть исключения — виды продаж, для которых касса не нужна, но курьеры к ним не относятся.

Для курьеров все же есть поблажка: они не обязаны носить кассу с собой и могут пробивать чеки удаленно — на кассе, которая стоит в офисе, или вообще на облачной кассе. Можно прийти к покупателю, принять оплату наличными или электронно, затем удаленно пробить чек — он уйдет клиенту. Кто освобожден от применения касс

Как работает удаленная фискализация

Шаг 1. Курьер принимает оплату. Доставщик берет наличные деньги или принимает их по безналу. Затем открывает приложение, выбирает товар и формирует чек.

Шаг 2. Приложение посылает команду кассе. Оно связывается с удаленным устройством, которое стоит в офисе компании или в дата-центре у производителя касс, если это облачная касса.

Шаг 3. Касса отправляет чек покупателю. Касса получает команду и фискализирует чек, то есть сохраняет данные о продаже на внутреннее устройство — фискальный накопитель. Затем отправляет чек в налоговую через оператора фискальных данных и клиенту.

Какую кассу выбрать

Если нет пункта выдачи — облачную кассу. Если покупатели оплачивают заказы на сайте или лично курьеру, покупать кассу нет смысла. Достаточно взять в аренду облачное устройство: оно будет пробивать чеки, а следить за ним будет сам производитель касс. Курьеры смогут принимать оплату через Дримкас Старт для мобильных телефонов.

Если есть пункт выдачи — стационарную кассу. Если в дополнение к онлайн-оплате и курьерам у магазина есть пункт-выдачи, потребуется обычная онлайн-касса. Она будет стоять на точке — сотрудник сможет пробивать на ней бумажные чеки. Эта же касса будет обслуживать онлайн-заказы и курьеров. Подойдет, например, Касса Ф.

Как подключить кассу для курьера

Купить или взять онлайн-кассу в аренду. Если точки выдачи нет, арендуйте облачную кассу, если есть — купите стационарную. Аренда онлайн-кассы для ИП или ООО стоит 2230 ₽ в месяц при оплате за год, покупка устройства — 16 800 ₽. В обоих случаях дополнительно потребуется купить фискальный накопитель.

Зарегистрировать и подключить к личному кабинету. Кассу нужно будет подключить к кабинету и зарегистрировать.

Если выбираете аренду, специалисты «Дримкас» сделают это за вас.

Попросить курьеров скачать кассовое приложение. Оно доступно для смартфонов:

• на Android 7 и выше
• на iOS

Подключить приложения к кассе. Для этого в настройке приложения нужно будет выбрать, какую кассу будете использовать для удаленного пробития чеков. Одновременно можно подключить банковские терминалы.

Все, после этого курьеры смогут принимать оплату у клиентов и отправлять им чеки.

Как указать место выполнения расчета

По закону в чеке должно быть указано место выполнения расчета — именно то, где покупатель оплатил товар и получил чек. Но в случае с кассами для курьеров реквизит «Адрес расчета» можно заполнить только один раз — по месту нахождения кассы, и больше не менять. Налоговая сделала такое исключение для тех, кто занимается разносной торговлей и продает товары дистанционным способом. Разъяснение налоговой инспекции

Как передать чек покупателю

По закону клиенту не обязательно выдавать именно бумажный чек, можно использовать один из трех следующих вариантов.

По электронной почте. В приложении можно записать электронный адрес покупателя — чек уйдет туда.

Через СМС. То же самое с номером телефона — указываете его при продаже, и покупатель покупает на него чек.

Показать на экране. Курьеру достаточно сразу после продажи показать QR-код на экране смартфона — в нем будет зашифрован чек. Покупатель может отсканировать код своим смартфоном и убедиться в его подлинности.

Что если курьер не будет использовать онлайн-кассу

Не выдаст чек. Если покупатель не получит бумажный или электронный чек или не увидит QR-код со ссылкой на чек на экране, он имеет право пожаловаться. Штрафы — 2 тыс. ₽ для ИП, 10 тыс. ₽ для ООО за каждое нарушение.

Примет оплату без кассы. Если принимать деньги без кассы, это обнаружат сотрудники налоговой инспекции, например, во время контрольной закупки. Они имеют право оштрафовать за деятельность без онлайн-кассы:

• ИП — на 25-50% от сумм, проведенных мимо кассы. Минимальный штраф — 10 тыс. ₽. Если предприниматель попадется во второй раз и общая сумма нарушений достигает 1 млн ₽, его работу могут приостановить на 90 дней;
• ООО — на 75-100% от суммы мимо кассы, не меньше чем на 30 тыс. ₽. При повторном нарушении работу предприятия также остановят на 90 дней.

Что нужно знать о кассе для курьера

1. Курьеры по закону пробивают платежи на кассе и выдают чеки, исключения для них нет.
2. Это можно делать на удаленной кассе: курьер принимает оплату, посылает команду кассе с мобильного приложения, а та отправляет чек покупателю.
3. Если у интернет-магазина нет пункта выдачи, проще арендовать облачную кассу, если есть — поставить стационарное устройство.
4. Передать клиенту чек можно через СМС, по электронной почте или просто показать QR-код на экране смартфона.
5. Если не пробить даже один чек или не использовать кассу, магазин получит крупный штраф.

Автор: Илья Новиков

Эксперт