Три ошибки в товарной номенклатуре

Пересортица, остатки, борьба с дублями. Если вы автоматизировали магазин, но не следите за номенклатурой — вы зря потратили деньги, потому что все равно будете заниматься ручным учетом.

Проблема может показаться надуманной: не нужно особых навыков, чтобы ввести пару цифр, назначить цену и присвоить штрихкод. На практике оказывается, что если номенклатуру заводит несколько человек и без регламента, то возникают трудности: дубли позиций, ошибки в названиях и группах.

Эффективность автоматизации при неправильном ведении номенклатуры падает. Отчёты не срабатывают, работа с поставщиками нарушается, на складе портятся остатки, а проведение акций становится невозможным.

Как происходит в жизни

Поставщик привез 20 бутылок молока «Коттедж в селе» — продавец не нашел его в товароучётной системе и добавил новую позицию.

Второй продавец ведет учет по своим правилам и увидел, что молоко стоит в холодильнике, но не внесено в систему. Он занес молоко еще раз. Директор магазина планирует закупку и видит, что молока не хватает: 15 бутылок «Коттеджа в селе» разберут за вечер — нужно заказать еще.

Сколько бутылок молока «Коттедж в селе» находится в магазине?

Покупатели не успевают разобрать молоко — оно портится, а магазин терпит убытки.

Дублирование позиций

Главная проблема, особенно со скоропортящимися товарами — несовпадение номенклатурных данных с реальным количеством. Ответственный за снабжение, директор из примера выше, может не заметить, что товар разнесен по разным номенклатурам. В результате магазин потеряет и товар, и деньги.

В долгосрочной перспективе дублированная номенклатурная позиция не только вводит в заблуждение и мешает планировать закупки, но и делает невозможным автоматический расчет оборачиваемости товара. Вы не знаете: нужно закупать больше или меньше молока, стоит ли сделать скидку или наоборот — нужно поднимать цену.

Грамматические ошибки

Если название отличается на символ, то товар в системе дублируется под новым наименованием. Сами по себе ошибки не играют большой роли, если человек, который принимает следующую партию товара, знает «правила» по которым занесена предыдущая.

Однако, если вы хотите, чтобы данные из системы мог понять не только тот, кто их вносил, то ведите номенклатуру по правилам русского языка и вовремя исправляйте ошибки.

Мы нашли восемь способов занести пиво «Балтика».

Отсутствие группировки

Продавец добавляет товары без группировки — одним списком. Пиво попадает в отдел «Алкоголь», без подгруппы. Еще хуже, если в список «Продукты» попадает и хлеб, и яйца, и пиво, и кефир.

Продавец экономит время на приемке, но из-за его небрежности невозможно выставить скидку на группу товаров при проведении акции или ограничение на продажу алкоголя в ночное время. Магазин теряет лояльных клиентов и рискует нарваться на штраф.

Чем подробнее классификация — тем проще анализировать продажи.

Установите правила

Правильное заведение товаров возможно либо по жёсткому регламенту, либо при выборе названий из каталога.

Доработка 1С стоит денег, но вам экономит время — сотрудник просто создает позиции, выбирая параметры из пунктов каталога. Если параметров не хватает, то сначала их заносят именно в каталог.

Дешевле установить правила: вы не заплатите денег, но готовьтесь потратить время на продумывание и силы на внедрение. Кроме того, периодически придется проверять, как приемщик внес товар в систему.

Оба способа требуют вложений, но без этого не как, если вы хотите работать с несколькими поставщиками.

Назначьте товароведа

Товаровед — это специалист, который точно знает, как заводить номенклатуру, какие отчёты нужны каждую неделю и что требовать с поставщиков. Правда, оплата труда высококлассного товароведа не укладывается в бюджет небольшого магазина. Попробуйте вырастить собственного товароведа из амбициозного сотрудника. Пусть на начальном этапе он придумает и отслеживает правильность внесения товаров в товароучетную систему.