Что такое электронная подпись и чем она полезна предпринимателю
Руководитель бизнеса с электронной подписью не ходит по госучреждениям и не стоит в очередях. Ему не нужно возить декларации в налоговую, пакеты документов в МФЦ и подавать в офлайне заявку на тендер, а потом возвращаться в эти учреждения за документами с визой чиновников. Вместо этого предприниматель оформляет документы из дома и офиса.
Рассказываем, когда электронная подпись полезна предпринимателю, как ее получить и использовать.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись — реквизит документа, он подтверждает, что подпись принадлежит владельцу. Подпись фиксирует, что информация в документе не менялась с момента подписания и исключает искажение данных. Об электронной подписи в федеральном законе № 63
Чтобы использовать электронную подпись, гражданин получает сертификат ключа проверки подписи в удостоверяющем центре. Минкомсвязь России аккредитовало 500 удостоверяющих центров, они есть во всех крупных городах.
Вместе с сертификатом в удостоверяющем центре выдают ключи электронной подписи, их хранят одним из трех способов:
- на внешнем носителе: флешке, защищенном ключевом носителе, внешнем жестком диске;
- в реестре операционной системы на жестком диске компьютера;
- в облачном сервисе. Для входа на сервис пользователь вводит пароль и дополнительно подтверждает операции с помощью приложения на смартфоне.
Почему нужна квалифицированная электронная подпись
В России используют три вида электронной подписи. Только квалифицированная подпись подходит для работы с госучреждениями и юридически значимым электронным документооборотом.
Простая подпись. Это пара из логина и пароля, их используют для входа во «ВКонтакте», «Одноклассники» и на сайт Госуслуг. Логин и пароль подтверждают авторство документа, но не исключает изменения в нем. Документ с простой подписью не имеет юридической силы.
Неквалифицированная подпись. Она подтверждает авторство документа и неизменность информации. Подходит для электронного документооборота внутри компании и с внешними контрагентами, если те подпишут соглашение и признают ее юридическую силу. Не подходит для работы с остальными контрагентами, а также госучреждениями и торговыми площадками.
Квалифицированная подпись. Эту подпись выпускает аккредитованный Минкомсвязи удостоверяющий центр. Для работы подписи нужны программы, которые сертифицирует ФСБ. Документ с квалифицированной подписью имеет юридическую силу без дополнительных соглашений, она подходит для работы с госучреждениями и торговыми площадками.
Отдельные государственные органы требуют, чтобы квалифицированная подпись содержала дополнительные свойства. Удостоверяющий центр добавляет их по заявлению предпринимателя, когда выпускает подпись. Дополнительные свойства нужны торговым площадкам, таможне, Росреестру и Федресурсу.
Электронная подпись для ИП и ООО
C помощью электронной подписи предприниматели регистрируют бизнес, работают с налоговой, таможней, участвуют в торгах на электронных площадках. Подпись используют для электронного документооборота с контрагентами.
Новый бизнес. Гражданин заполняет заявление на регистрацию ИП через программу. Ее можно скачать с сайта налоговой и отправить полный пакет документов прямо из дома: подписанная форма заявления, квитанция об оплате госпошлины, скан паспорта. ООО регистрируют так же, только документов больше.
Налоговая отчетность. Предприниматель сдает налоговые декларации через личный кабинет на сайте ФНС. Сдавать отчетность онлайн могут все предприниматели, которые по закону не платят НДС.
Регистрация кассы. Бизнесмену не нужно носить кассу и документы в налоговую, как это делали раньше. Достаточно загрузить на сайт ФНС заявление на регистрацию кассы, и налоговая пришлет регистрационный номер. Завершить процесс регистрации можно на кассе или в кассовой программе.
Продажа алкоголя и маркированных товаров. Для работы с ЕГАИС и продажи алкоголя к кассе подключают защищенный носитель с электронной подписью. С марта 2019 года электронная подпись нужна продавцам сигарет, позднее — магазинам обуви, одежды, духов, автошин, белья и фототехники.
Электронные торги. С электронной подписью предприниматели участвуют в тендерах на федеральных и коммерческих электронных торговых площадках. Она нужна, чтобы отправить конкурсную документацию, участвовать в тендере и подписать контракт.
Таможенные декларации. Если предприниматель работает с иностранными поставщиками или продает товары на экспорт, он может удаленно подавать таможенные декларации.
Электронный документооборот с контрагентами. Через систему электронного документооборота сдают отчетность в налоговую, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Таким же способом можно отправить контрагенту договор, акт выполненных работ и счет-фактуру.
Сертификат электронной подписи на специальной флешке — защищенном ключевом носителе «Рутокен ЭЦП 2.0». Вставляется в компьютер для работы с госучреждениями, в кассу — для продажи алкоголя и маркированного товара
Как получить электронную подпись
Квалифицированную электронную подпись выдает аккредитованный Минкомсвязи удостоверяющий центр. Обычно для получения подписи достаточно заполнить заявку на сайте центра и приехать в точку выдачи. Предприниматель берет с собой три документа:
- паспорт;
- СНИЛС;
- печать, если она есть.
На месте он подписывает заявление на получение электронной подписи и согласие на обработку персональных данных. Выпуск электронной подписи занимает 15 минут, срок ее действия — год.
Электронная подпись для руководителей бизнеса Чтобы работать с госучреждениями, торговыми площадками и подписывать электронные документы, предприниматель получает электронную подпись. В дополнение к подписи ему нужно настроить рабочее место. Вот что для этого требуется. Компьютер с операционной системой Windows. Программы для использования подписи можно установить на MacOS и Linux, но настроить их самостоятельно трудно: потребуется писать команды в Терминале и ставить специальный браузер. Программа КриптоПро CSP. Работает с электронной подписью, которая записана на внешний носитель или в реестр операционной системы. Плагин для браузера КриптоПро ЭЦП. Расширение нужно для работы с сайтами, где подписывают документы. Плагин доступен для пяти популярных браузеров. Отдельные государственные сайты, например портал Госзакупок, принимают подпись только в Internet Explorer. Программы для подписи электронных документов. Нужны, если предприниматель подписывает электронные документы для контрагентов. Файл с подписью можно отправить любому партнеру, у которого есть электронная подпись. Это не работает в одностороннем порядке: обе стороны ставят подписи и проверяют чужие, для этого у них должно быть настроено рабочее место.
Поможем с настройкой рабочего места
Не ходите в госучреждения и не стойте в очередях — получите сертификат электронной подписи и оформляйте документы онлайн.
Удостоверяющий центр Дримкас Крипто выдает сертификат на любые цели, от 1000 ₽.
Как пользоваться электронной подписью
Что нужно знать об электронной подписи
У сотрудников Дримкас Крипто 10 лет опыта работы в удостоверяющих центрах и сфере информационной безопасности. Мы делаем сертификаты быстро и без ошибок и помогаем клиенту решать бизнес-задачи.
Выпустим подпись и научим с ней работать.