Кассы для такси, вендинга и курьеров: как сэкономить по закону

Президент России Владимир Путин подписал закон, который устанавливает правила работы с онлайн-кассами при дистанционной торговле. Новые требования влияют на бизнес-процессы интернет-магазинов, служб такси, вендингового бизнеса, курьерских служб и разносчиков еды и товаров. Все они ставят кассы до 1 июля 2019 года, но могут не выдавать мобильные кассы сотрудникам. Рассказываем, что изменилось для каждой сферы и как новый закон позволяет сэкономить.

Все по порядку:

• Что такое онлайн-касса
• О каком законе речь
• Интернет-магазин
• Такси
• Водители и кондукторы
• Вендинг
• Курьер
• Разносная торговля

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — контрольно-кассовая техника (ККТ) нового образца, которую включили в государственный Реестр контрольно-кассовой техники. В корпусе касс стоит фискальный накопитель, который хранит информацию о продажах в зашифрованном виде. Реестр контрольно-кассовой техники на сайте налоговой

Касса отправляет информацию о продажах оператору фискальных данных (ОФД). Эта организация передает информацию с касс в налоговую и отправляет электронные чеки покупателям.

Онлайн-касса печатает и бумажный чек, кроме случаев, когда закон этого не требует — например, при оплате заказа в интернет-магазине онлайн.

О каком законе речь

6 июня 2019 года Владимир Путин подписал закон, который отодвигает сроки перехода на онлайн-кассы для отдельных категорий предпринимателей. Это ИП без сотрудников, которые сами производят товары, выполняют работы или оказывают услуги. Федеральный закон № 129 вносит изменения в правила работы с кассами

Мы писали об этих изменениях в гиде по онлайн-кассам в 2019 году.

Этот же закон установил новые правила работы с кассами для предпринимателей, которые занимаются дистанционной торговлей. Основных правил четыре.

При дистанционной торговле касса может стоять удаленно, вне места продажи. Компания привлекает курьеров, они доставляют и продают товары вне офиса. По закону не нужно выдавать кассу каждому сотруднику, достаточно отправить покупателю электронный чек.

При расчете за услуги вне офиса, на месте выполнения работ, кассу можно использовать удаленно. Когда сотрудники компании выезжают к клиенту, чтобы оказывать услуги, им тоже по закону не нужна с собой касса. Она может стоять в офисе — выдавать бумажные чеки на месте не требуется.

Вместо бумажного чека можно отправить данные об оплате и ссылку на электронный чек. При расчете вне офиса сотрудник компании может не печатать чек. Вместо этого достаточно отправить покупателю на электронную почту или по SMS информацию об операции и ссылку, откуда можно скачать чек. Это не будет нарушением закона.

Можно не выдавать чек, а показать QR-код на экране. Этот способ предоставления чека покупателю подходит при дистанционной и разносной торговле, при расчетах вне офиса. Продавец может предложить покупателю считать код с планшета или смартфона. Так он выполнит свои обязательства, это законно с 1 июля 2019 года.

При дистанционной торговле предприниматели могут установить кассу в офисе и формировать чеки через нее.

Касса для интернет-магазина

Для работы интернет-магазина с 2017 года по закону нужна онлайн-касса. Покупатель выбирает товар на сайте, вводит свои контактные данные и оплачивает. Ему нужно выдать чек и передать товар. Новый закон поменял порядок применения кассы при доставке товара. Разберем на примерах. Об интернет-магазинах в федеральном законе № 54

Оплата онлайн от физического лица: электронный чек. Покупатель переводит деньги через платежный сервис, оттуда их перечисляют на расчетный счет предпринимателя. Владелец интернет-магазина должен выдать покупателю чек — отправить электронный документ на почту или данные об оплате и ссылку на чек по SMS. Предприниматель применяет кассу, но бумажный чек не нужен.

Оплата курьеру интернет-магазина: электронный чек или QR-код. Покупатель заказывает товар и платит курьеру при получении. По новому закону курьеру не нужно носить с собой кассу, она может быть одна — неважно, где она будет стоять. После оплаты покупателю можно отправить электронный чек, другой вариант — показать экран смартфона с QR-кодом.

Оплата курьерской службе: электронный чек выдает служба. Интернет-магазин передает товар сторонней курьерской службе, и она принимает полную оплату. Потом переводит владельцу магазина деньги на расчетный счет. В таких операциях касса нужна только курьерской службе, по новому закону она может стоять в офисе. Интернет-магазину выдавать чек не нужно.

Оплата в точке выдачи: бумажный чек. Покупатель оформляет заказ и приезжает в точку выдачи, платит при получении. Арендовать кассу удаленно нельзя, она должна стоять в точке выдачи, чтобы напечатать бумажный чек.

Оплата через банк от юрлица: без чека. Когда клиенты платят со счета ООО или ИП на расчетный счет владельца магазина, это безналичный расчет. Пробивать и отправлять чек клиенту не нужно. Но если в интернет-магазин обратится сотрудник компании лично, ему нужно будет выдать чек.

Владелец интернет-магазина — ИП без сотрудников, продает товары собственного изготовления: без чека. Предпринимателям без сотрудников, которые торгуют своими товарами, касса по новому закону не нужна до июля 2021 года. Например, женщина печет и продает домашние торты — еще два года может работать без кассы.

Касса для такси

Нужна ли таксисту касса, зависит от того, работает он в найме или сам. Водитель может быть сотрудником автопарка либо работать как индивидуальный предприниматель.

Таксист работает в таксопарке: электронный чек или QR-код. В этом случае деньги принимает компания, и ей нужна касса или несколько, в зависимости от количества операций. Водителю в салоне по новому закону касса не нужна — достаточно показать QR-код на телефоне. Либо чек можно отправить клиенту в электронном виде с кассы, которая стоит в офисе.

Таксист работает как ИП: пока без чека. Если водитель оформил ИП и у него нет наемных работников, касса пока не нужна. Новым законом установлена отсрочка для ИП без сотрудников на два года — до 1 июля 2021 года.

Касса для водителей и кондукторов

Перевозчики с 2019 года используют онлайн-кассы. Они тоже продают услуги дистанционно, поэтому могут выбрать — устанавливать кассы в каждом маршрутном такси и автобусе или только в офисе. Оба варианта возможны по закону.

Небольшому перевозчику выгоднее кассы в автобусах. Перевозчик, который работает на одном-двух маршрутах не в городе-миллионнике, может купить мобильные онлайн-кассы для водителей или кондукторов. Сотрудники будут выдавать бумажные чеки пассажирам и соблюдать закон.

Крупному перевозчику выгоднее схема с удаленными кассами. Перевозчику с десятками маршрутов новый закон позволит сэкономить на установке большого числа касс. Компания может поставить несколько касс в офисе и не печатать чеки в транспорте.

Вместо этого на билете можно печатать уникальный идентификатор, чтобы покупатель мог по нему получить чек. Информация о поездках будет сохраняться на билетном терминале и валидаторе и передаваться на сервер автоматизированной системы оплаты проезда, а оттуда — на онлайн-кассу. Это только один из способов, подробнее мы расскажем о кассах для перевозчиков в следующих публикациях.

Касса для вендинга

Для вендинга до 1 июля 2019 года действовала отсрочка. К этому сроку владельцы автоматов с товарами должны установить онлайн-кассы. Покупатель выбирает шоколадку или кофе на клавиатуре, платит и получает товар. По закону он должен получить чек.

Новый закон позволяет не оборудовать автоматы кассами, достаточно показать покупателю на экране QR-код. Клиент считывает код с помощью камеры на телефоне и может скачать чек по открывшейся ссылке.

Касса для курьера

С 2018 года курьеры по закону должны использовать онлайн-кассы и печатают чеки при продаже товара. Курьеры могут и дальше носить мобильные кассы или воспользоваться законодательным послаблением — отправлять электронные чеки или показывать QR-код.

Продолжить использовать кассы. Курьер может носить мобильную кассу, как раньше, и печатать чек при оплате товара. Это законно, но уже необязательно.

Отказаться от переносных касс. По новым правилам курьеры могут принимать деньги наличными или носить с собой терминалы для приема банковских карт, а бумажные чеки не выдавать. Чек можно отправить в электронном виде на почту покупателя или прислать данные о покупке и чек по SMS, либо продемонстрировать на экране QR-код со ссылкой. Все три варианта законны.

Касса для разносной торговли

Разносная торговля похожа на работу курьерских служб. В обоих случаях товары приносят покупателю, только в случае с разносной торговлей он предварительно ничего не заказывает. Разносную торговлю ведут с тележек в поездах и общественных местах, иногда из баулов в бизнес-центрах.

Изменения здесь те же, что и для курьеров: носить с собой онлайн-кассу и выдавать бумажный чек теперь необязательно. Работники этой сферы могут показывать клиентам QR-код на экране смартфона, сама касса может стоять в офисе.

Что нужно знать о новых требованиях к кассам при дистанционной торговле

1. Для интернет-магазинов ничего не меняется, им надо ставить кассу. Курьерам кассы дополнительно теперь не нужны.
2. Таксист-ИП может работать без кассы до 2021 года, а сотруднику таксопарка достаточно показать пассажиру экран с QR-кодом, если касса стоит в офисе.
3. Перевозчики с 2019 года используют кассы, но необязательно в каждом автобусе. Они могут поставить кассы в офисе и, например, печатать средства идентификации на билетах.
4. Владельцы вендинговых автоматов устанавливают кассу с 2019 года в офисе, на самом автомате показывает QR-код.
5. Курьер может не носить с собой кассу, если она стоит в офисе. Тогда он отправляет покупателю электронный чек или показывает код.
6. При разносной торговле тоже обязательна касса только в офисе. Сотрудник с тележкой может показать покупателю код на экране.