Когда менять фискальный накопитель и почему это нужно

Фискальный накопитель является составной частью кассовой техники и служит для хранения, защиты и передачи зашифрованных данных о кассовых операциях в Федеральную Налоговую Службу.

Устройство представляет собой блок памяти, поэтому может переполниться, а также сломаться. Когда нужно менять аппарат обязательно, а когда можно просто провести перерегистрацию кассы? Обо всех нюансах замены расскажем в нашей статье.

Обязательная замена ФН

ФН – неремонтопригодное устройство, которое нельзя перезаписать, стереть память, форматировать и заново использовать. Прибор требует обслуживания, и его замена – необходимое условие исправной работы контрольно-кассовой техники.

Заменить устройство можно бесплатно по гарантии, но есть ситуации, когда придется платить за новое устройство, средняя стоимость которого составляет 5000 рублей.

Так как накопитель имеет свои конструктивные особенности, ограниченную память и работает с криптографическими технологиями шифрования, причин для его обязательной замены может быть много:

• Истечение срока действия. Сегодня выпускаются 2 вида устройств – на 13 и 36 месяцев. Поэтому аппарат необходимо менять по истечению срока годности, даже если он еще исправно работает.
• Поломка накопителя. Сведения об операциях, которые еще не переданы в ФНС, восстановит и передаст производитель агрегата, которому необходимо вернуть изделие.
• Закончилась память. Это может произойти раньше, чем подойдет срок замены.
• Несоответствие сведений в электронном виде данным из документов.
• Автономная работа кассы. Замена ФН – один из этапов перевода кассовой техники на работу без компьютера.
• Смена собственника кассового оборудования. ИП или ООО с разными ИНН не могут использовать один накопитель.
• Переход работы кассы в нешифрованный режим.

Закончился срок эксплуатации – нужно менять ФН

Согласно законодательству накопители выпускаются со сроком годности 13 и 36 месяцев. Выбор зависит от вида деятельности и особенностей бизнеса.

Если ваш бизнес относится к сфере услуг, вы работаете по патенту, ЕСХН, УСН или имеете сезонный характер работ, то вам необходимо приобрести фискальный накопитель сроком 36 месяцев. Организации, работающие по ОСНО, используют ФН со сроком 13 месяцев.

Когда срок истекает, в устройстве происходит блокировка памяти, и владелец кассы вынужден менять ФН, так как печать чеков становится невозможной. Онлайн-касса имеет соответствующее меню, через которое вы должны отправить архив накопителя в налоговую.

Вы получите уведомление от кассового терминала о необходимости замены ФН за 1-2 месяца. Аппарат запрограммирован таким образом. Чтобы деятельность не приостановилась, заранее позаботьтесь о замене устройства.

Память ФН переполнена – нужно менять устройство

Накопитель со сроком действия 13 месяцев имеет объем памяти, достаточный для запоминания 455 чеков в день или 175-180 тысяч операций за весь период эксплуатации.

Если память заполнится раньше срока, вам придется купить новый фискальный накопитель за свой счет. В меню терминала вы всегда можете увидеть, сколько памяти доступно на данный момент – это процент свободного места.

Также номер чека говорит о том, сколько места и сколько торговых операций еще можно провести. Если номер приближается к 150-160 тысячам, стоит подумать о замене ФН.

Смена настроек и перерегистрация онлайн-кассы

В компании могут происходить различные изменения организационного порядка, которые не всегда влекут за собой замену фискального накопителя. Достаточно перенастроить систему или перерегистрировать онлайн-кассу.

Когда не нужно менять ФН:

• онлайн-касса стала работать по другому адресу;
• онлайн-касса работает в другом режиме;
• изменился ОФД;
• изменились реквизиты компании, использующей ККТ.

В этих ситуациях достаточно внести изменения в настройки оборудования или перерегистрировать устройство. Сколько раз можно перепрошивать оборудование, уточните заранее при его покупке, так как количество перерегистраций ограничено.

Можно ли самостоятельно заменить ФН

Можно, но первый раз без ошибок произвести все действия достаточно сложно. Поэтому лучше обратиться сразу к специалистам.

Общая схема действий такова:

• Необходимо закрыть архив накопителя. Для этого зайдите в меню кассы, в раздел Дополнительные операции и выбрать Закрытие архива ФН. Информация при этом отправляется в налоговую. От нее необходимо дождаться подтверждения о получении сведений. Когда ОФД предоставит подтверждение и в разделе Обслуживание ККМ не будет неотправленных документов, можно считать, что архив закрыт.
• Замена устройства. Терминал отключается от сети, разбирается – отвинчивается крышка, из разъема вынимается старый накопитель и устанавливается новый.
• Онлайн-касса снова подключается к сети, и изменяются реквизиты ККТ через сервисное меню кассы.
• Завершающий этап – перерегистрация онлайн-кассы через личный кабинет налоговой. В качестве причины указывается замена ФН.

Дождавшись статуса перерегистрированной ККТ в личном кабинете налоговой, можно продолжить свою деятельность и продажи.

Помните, что использованный фискальный накопитель необходимо хранить в течение 5 лет, согласно ФЗ №54, а его замену самостоятельно провести не удалось, обращайтесь к квалифицированным специалистам ЦТО.