Онлайн-касса для турагентства

Онлайн-касса для туристического агентства

Согласно федеральному закону №54 туристические агентства подпадают под регламент и обязаны с 1 июля 2019 года использовать онлайн-кассы. Какую кассу подобрать фирме, как перейти на обслуживание клиентов, как бронировать туры и настроить устройство, читайте в нашей статье.

Что было до введения обязательных требований

До июля 2019 года компании, работающие в сфере туризма, выдавали своим клиентам БСО и не пользовались онлайн-кассой. Отметим, что турфирмы – ИП без наемных работников не могут пользоваться отсрочкой, поэтому применение онлайн-касс обязательно. Но если расчеты производятся только с ИП и юрлицами, а они оплачивают услуги через расчетный счет — онлайн-касса не требуется (ст. 2 54-ФЗ). Если юридическое лицо или ИП оплачивают наличными, а также для любых расчетов с физ.лицами требуется онлайн-касса.

Поскольку ИП оказывают помощь населению в подборе туров, сотрудничают с туроператорами и получают оплату от физических лиц, они попадают под требования ФЗ №54 по использованию онлайн ККТ. Выдача БСО теперь должна осуществляться только через онлайн-кассу, так как они приравнены к чекам.

В чеках должна отражаться информация об услуге, агенте, если услуга сопровождается обслуживанием поставщика. Если ИП сотрудничает с разными поставщиками туров, то под каждого следует создавать отдельный чек и номенклатуру с персональными реквизитами.

Почему работать с онлайн-кассой удобно

Сейчас платить налоги для ИП и других организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов становится проще, а используя ККТ можно легко показать, какая часть средств составляет выручку турагентства.

Применение онлайн-кассы и ее грамотная настройка помогут турфирме просто платить налоги, четко разделять платежи и не иметь претензий со стороны налоговых органов. В чем особенность:

• туристическое агентство получает денежные средства от клиентов напрямую, но часть из них должна быть передана туроператору;
• само агентство работает по договору или соглашению с оператором и получает комиссионное вознаграждение;
• в чеке сумма должна быть поделена на две части: оплата туроператору и непосредственно выручка фирмы (ее комиссия);
• если не разделить платеж, вся сумма будет учтена в качестве выручки и с нее будет рассчитан налог.

Конечно, с переплатой налогов можно разобраться позже. Потребуется обращение в налоговую службу, подтверждение комиссионных выплат и пр. Кроме потери времени, это может привести к временной заморозке счетов фирмы. Переход на ККТ позволяет избежать переплат и проблем с налоговой.

Как переходить на онлайн-кассы

После приобретения устройства, фискального накопителя и заключения договора с ОФД, остается зарегистрировать кассу и произвести настройку. Процедура стандартная, пройти ее можно самостоятельно или обратиться к техническим специалистам. Процедура не сложная, но если допустить ошибку, аппарат может заблокироваться и придется покупать новый. Поэтому лучше провести регистрацию с опытными специально обученными людьми.

Регистрация ККТ производится на сайте ФНС или непосредственно в налоговой путем подачи заявления лично. Для удаленной регистрации необходимо получить электронную цифровую подпись.

Обязательно нужно указать, что фирма является агентом. После оформления ККТ кассиру необходимо внести наименование услуг в кассовую программу устройства, выдать клиентам печатную форму чека или отправлять ее по электронной почте. Фискальные данные с кассы автоматически передаются в налоговую через ОФД.

Особенности настройки ККТ для турагентов

Важно правильно настроить структуру и реквизиты чека, чтобы фискальный документ соответствовал требованиям закона. Для структурирования применяются специальные теги, каждый из них подбирается в зависимости от наименования услуги и других параметров, которые необходимо прописать в чеке:

• 1057 – признак агента (активируется, если в чеке нет позиции, указывающей на чистую выручку фирмы), применяется ко всему документу;
• 1222 – признак агента по предмету расчета (проставляется, если в чеке есть позиции, не подпадающие под выручку туроператора, это может быть оформление визы или консультация), применяется только к определенной позиции, не ко всему документу;
• 1059 – предмет расчета (должен отображать конкретную услугу, сумму, ИНН оператора, наименование тура и значение по договору) – часто включает в себя и комиссионные турфирме;
• 1212 со значением 11 – прописывается вознаграждение агентству;
• 1043 – определяет налог;
• 1227 – фиксирует данные о клиенте – ФИО;
• 1228 – прописывается ИНН покупателя.

Любые сведения (услуги, ИНН оператора и пр.) вносятся при регистрации ККТ. Среди обязательных реквизитов в чеке должны быть сведения о поставщике услуги – туроператоре. Печать чека выполняется с пометкой «аванс», затем производится зачет аванса, когда услуга уже предоставлена.

Почему аванс:

• не редко случаются изменения цены тура;
• есть необходимость добавить услугу, например, экскурсию;
• включается стоимость страховки;
• возможно появление штрафа.

Как проводить бронирование тура через ККТ

Чтобы соблюсти все нюансы и правильно провести бронирование тура, нужно создать два чека. Один формируется в электронном виде, после того, как тур подобран и оплачен онлайн. Второй выдается клиенту в бумажном виде, когда подписывается договор, либо также в электронном виде.

Расчеты могут проводиться двумя способами:

• как предоплата, при оплате тура через интернет (за конкретную путевку);
• как аванс, если все оформление и подбор будут производиться позже.

В бумажном чеке необходимо отразить способ расчета – это полный расчет, сумму вместе с предоплатой по тегу 1215 (аванс). Цифры будут отличаться на сумму предоплаты. Если была внесена 100% предоплата, то суммы будут одинаковыми.

Если в первом платеже учитывается только аванс, тогда в чеке прописывается услуга, остальные реквизиты не меняются.

Отметим, что при превышении аванса над стоимостью тура, необходимо оформлять чек с тегом «возврат прихода».

Как проводить возврат денежных средств клиенту

Чек на возврат будет необходим, если клиент внес предоплату, а потом отказался от тура или тур отменил сам оператор. Заполнение фискального документа происходит следующим образом:

• Тег 1054 – предмет расчета должен иметь значение «возврат прихода»;
• Тег признак способа расчета – 100% предоплата или аванс.

Как выбрать турагентству онлайн-кассу: важные нюансы

При выборе аппарата стоит отталкиваться от нюансов работы туристического агентства. Это способы продажи туров (в офисе и в онлайн-режиме или только в офисе), возможность настройки онлайн-кассы под изменения, необходимые фирме. Важно подобрать модель с автоматическим обновлением программного обеспечения, чтобы кассовое ПО обновлялось автоматически и всегда соответствовало требованиям законодательства.

Вместе с кассовым контрольным аппаратом приобретается фискальный накопитель. Это обязательный элемент в кассовом аппарате, его главная память, которая выполняет две функции: хранение всех кассовых чеков в собственной памяти; шифрование сохраненных данных (кассовых чеков) и формирование специального кода для их проверки. Согласно закону срок действия фискального накопителя должен составлять 36 месяцев для турагентств, как для фирм, оказывающих услуги, работающих с ОСН или ведущих учет по упрощенной схеме. Оговоримся, что при сезонной работе можно подобрать ФН сроком 15 месяцев. Это предусмотрено в законе.

Так как туристические агентства работают и рассчитываются с клиентами в онлайн и офлайн режимах, то можно использовать либо две онлайн-кассы, либо одну для обоих типов расчетов. Если платежи проводятся только в офисе, то подойдет стационарная онлайн касса: фискальный регистратор или касса-моноблок.

Совсем не обязательно, чтобы устройство обладало высокой скоростью печати чеков, было снабжено автоотрезчиком и имело несколько интерфейсов для передачи сведений, а также комплектовалось аккумуляторной батареей.

Онлайн-касса на смартфоне

Формировать чеки можно даже в смартфоне. Для этого нужно скачать приложение и купить фискальный регистратор.

Приложение управляет продажами, а регистратор печатает и отправляет чеки в налоговую.

Подробнее

Есть ли штраф за отсутствие онлайн-кассы

Штрафные санкции существуют, так как официально в законе прописаны обязательные условия применения ККТ турфирмами.

Штрафы следующие:

• 70-100 % от выручки, как минимум, 30 тысяч рублей для юридических лиц и 10 тысяч рублей – для ИП;
• Ограничение деятельности фирмы сроком на 3 месяца, если выручка, проведенная вне кассы, составила более 1 миллиона рублей.