Облачная онлайн-касса: для услуг, магазина, курьера, ИП

Каждому курьеру или мастеру на выезде не обязательно носить с собой онлайн-кассу. Ее может не быть даже в офисе компании, в которой они работают. По закону так можно, если арендовать облачную кассу, а сотрудникам на телефоны установить приложение. Рассказываем, что это за касса, кому подходит и как работает.

Содержание:

Что такое облачная касса

Облачная касса — это аналог стационарной онлайн-кассы, только она стоит не у самого предпринимателя, а в защищенном дата-центре и работать с ней могут одновременно несколько пользователей. Об облачной кассе в законе

Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно. Не нужно покупать устройство, следить за его работой, менять фискальный накопитель и обновлять прошивку.

Такую услугу могут использовать не все организации и ИП, а только те, у которых оплата проходит на выезде. Например, облачная касса подходит для таксистов, курьерских служб, ремонтников или страховых агентов.

Кто может использовать по закону

Кто имеет право. Применять облачную кассу вместо обычной по закону могут:

  • организации, которые занимаются разносной торговлей — с рук, из лотка, из корзин и ручных тележек;
  • предприниматели с курьерами, которые принимают оплату в месте доставки;
  • работодатели мастеров, которые оказывают услуги дома у клиента или на выезде;
  • владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов;
  • транспортные компании и таксопарки;
  • управляющие компании и ТСЖ, ЖСК, ЖК, которые принимают оплату удаленно.

Например, мастер-визажист открыл ИП и выезжает к клиентам. Тогда он может принимать деньги наличными или по безналу, а чек выдавать электронный через облачную кассу. Водитель такси тоже имеет право принимать деньги от клиента в машине купюрами или по карте, пользоваться облачной кассой и формировать чеки удаленно.

Кто не имеет права. Если покупатель сам приходит в точку расчета и расплачивается товар на месте, нужна стационарная онлайн-касса. Например, обычная касса потребуется в помещении магазина, пункте выдачи заказов или в мастерской по ремонту обуви.

Как работает

Предприниматель загружает приложения на смартфоны сотрудников. Чтобы курьеры или мастера принимали деньги по закону, им нужно приложение, которое будет сообщать на кассу о продаже. Например, «Дримкас Старт» на Android.

Берет в аренду облачную кассу. Устройство стоит в дата-центре, получает информацию о продажах и формирует чеки.

Регистрируется в личном кабинете. Там можно следить за платежами и сформированными чеками, контролировать работу сотрудников, строить аналитические отчеты.

Клиент платит — ему приходит чек. Например, сантехник ремонтирует кран в ванной. После этого клиент может заплатить наличными деньгами или банковской картой. Деньги по карте мастер принимает через подключенный к телефону банковский терминал или прямо в приложении «Дримкас Старт».

Сантехник пробивает оплату удаленно через приложение и посылает информацию на кассу, а касса отправит покупателю чек. Клиент видит чек в электронной почте или СМС, еще один законный способ — мастер может просто показать QR-код со ссылкой на чек на экране. Как можно выдавать чеки по закону

Данные уходят в налоговую инспекцию. Касса отправляет данные о продаже оператору фискальных данных (ОФД), а тот транслирует информацию в налоговую инспекцию. Так предприниматель исполняет закон и не рискует попасть под штрафы.

Схема работы на примере облачной кассы Дримкас. Мастер на выезде сообщает о продаже через приложение, данные уходят на кассу, а та через ОФД транслирует чек в налоговую и посылает покупателю

Облачная касса в смартфоне

Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.

2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.


Чем различаются облачная онлайн-касса и обычная касса

Установлена в дата-центре. Облачная онлайн-касса стоит не в магазине на прилавке или офисе, а в стойке дата-центра. Предприниматель не отвечает за ее работу, фискальный чек формируется удаленно.

Посылает электронные чеки. Облачная онлайн-касса, в отличие от стационарной, не распечатывает бумажные чеки. Она посылает чеки с помощью интернета — по электронной почте или СМС.

Подходит не для всех. Ее могут применять только предприниматели, которые продают товар или оказывают услуги по месту нахождения клиента.

Плюс и минусы

+ Предсказуемые затраты. Собственное устройство может выйти из строя, потребовать обновления или замены ФН — расходы всегда непредсказуемы. За аренду облачной кассы нужно вносить одну и ту же сумму.

+ Нет простоев из-за поломок. Такая касса стоит в дата-центре, ее обслуживают специалисты. Вероятность поломки в таких условиях минимальна, даже если касса выйдет из строя — ее быстро наладят.

+ Не требует обслуживания. Предпринимателю не нужно самому контролировать состояние кассы, возить в ремонт, платить за техническую поддержку.

+ Заменяет нескольких касс. С облачной кассой не нужно предоставлять отдельные устройства каждому водителю, курьеру или мастеру на выезде. Им будет достаточно установить приложения на смартфоны.

Не для торговли в помещении. Облачная касса по закону не подходит, если вы торгуете товарами в магазине, офисе или выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае клиенту нужно выдать бумажный кассовый чек, облачные кассы этого сделать не могут.

Как выбрать

Сравнить цены и условия. Изучите облачные кассы и сравните их цены. Обычно аренда стоит около 2000 ₽ в месяц, исключая фискальный накопитель.

Выяснить, как помогают с установкой. Убедитесь, что компания готова сама подключить кассу к ОФД, поставить на учет в налоговой инспекции, а не перекладывает это на предпринимателя. Некоторые производители касс готовы помогать с этим только на повышенном тарифе.

Узнать про скрытые платежи. У большинства компаний, которые предлагают облачные кассы, есть скрытые платежи: за лицензию, дополнительное рабочее место, фискальный накопитель, подключение к ОФД и постановка на учет в налоговой, техобслуживание.

В цену предложения Дримкас включено все вышеперечисленное, кроме фискального накопителя. К одной облачной кассе можно подключить неограниченное количество кассиров без доплат за лицензии.

Как подключить

Скачать приложение. Оно потребуется каждому сотруднику, который будет продавать товары или услуги на выезде. Можно бесплатно попробовать «Дримкас Старт» на Android.

Заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы. Вы заключаете договор аренды на 12 месяцев, приобретаете фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев — все у одного поставщика.

Зарегистрироваться в Кабинете. В нем можно отслеживать продажи, смотреть отчеты, принимать маркированные товары через систему электронного документооборота, контролировать остатки товаров и проводить акции.

Купить электронную подпись, если еще этого не сделали. Она потребуется, чтобы зарегистрировать кассу в налоговой инспекции.

Начать продажи. Если вы выберете компанию, которая помогает с установкой кассы, больше ничего не нужно. Специалисты подключат ОФД и зарегистрируют устройство в налоговой за вас, без доплат.

Что нужно знать об облачной кассе

  1. Облачная онлайн-касса — аналог обычной, только установлена не на прилавке магазина, а в дата-центре.
  2. Продавец подключается к ней с помощью интернета, а касса формирует чек, транслирует его в налоговую и посылает покупателю.
  3. Применять такую кассу могут предприниматели, которые рассчитываются клиентами вне торгового помещения.
  4. Чтобы начать использовать облачную кассу, нужно установить приложение на телефон и заключить договор на аренду кассы.

Облачная касса в смартфоне

Удаленно фискализирует платежи. Не нужно покупать кассу и банковский терминал. Принимайте оплату наличными и по безналу в соответствии с 54-ФЗ на одном устройстве.

2230 ₽ в месяц. Без скрытых платежей, с возвратом денег, если услуга не подойдет.




Автор: Илья Новиков

Эксперт

Развивайте бизнес вместе с нами
Подпишитесь и не пропустите новые публикации