Что такое кассовая программа и как она помогает магазину экономить

Предприниматели по закону ставят онлайн-кассы, но в магазине и салоне не всегда нужна дорогая касса с экраном. Достаточно поставить на компьютер кассовую программу и подключить фискальный регистратор для печати чеков. Это полноценная касса, она помогает избежать штрафов и воровства сотрудников. Рассказываем, какие программы есть на рынке, что они умеют и как помогают экономить.

Зачем нужна кассовая программа

Кассовая программа — программное обеспечение, которое учитывает каждый товар, проходящий через кассу. С помощью программы продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату. Программа формирует чек, отправляет на печать и передает его оператору фискальных данных.

Это основные функции. В дополнение к ним пользователь кассы получает бонусы, которые помогают бизнесу расти.

Защита от воровства. Когда в магазине работают наемные сотрудники, кассовая программа помогает исключить воровство товаров и выручки. В программе можно заранее задать цены, и кассир не сможет их менять. Так предприниматель исключает ошибки и махинации с ценой при продажах.

Ускорение работы кассира. У программы есть графический интерфейс, который проводит пользователя по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа для популярных позиций и подсказки на каждом этапе ускоряют работу кассира.

Лояльность клиентов. Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам.

Отчеты о продажах. Кассовые программы умеют собирать данные о количестве проданных товаров и их цене. На основе этих данных отдельный сервис или товароучетная система выводят отчеты: продажи за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу.

Работа периферийных устройств. К кассе или компьютеру с кассовой программой подключают сканер штрихкодов и денежный ящик. Реже — терминал для приема банковских карт и весы. Если устройства интегрированы с кассой, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она появляется на кассе автоматически. Так предприниматель исключает ошибки и обман со стороны кассира.

Кассовая программа Дримкас Старт дает продавцу быстрый доступ к популярным товарам

Что делает программа для магазина

Онлайн-касса по закону печатает чек, сохраняет данные о продаже в фискальный накопитель и отправляет эту информацию оператору фискальных данных. ОФД — это сервис, который транслирует информацию в налоговую и, если надо, отправляет чек клиенту по SMS или электронной почте. Чтобы работать с функциями кассы, нужна кассовая программа. Требования к онлайн-кассам в федеральном законе № 54

Формирование чека. Касса печатает фискальный чек с информацией по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код не меньше 20×20 мм с данными о чеке. Программа должна уметь рассчитать скидку и сформировать чек с этими данными.

Покупатель может проверить такой чек на подлинность. Для этого он считывает QR-код через приложение ФНС

Если требуется, программа добавляет в чек дополнительные реквизиты, например данные компании-поставщика, когда магазин выступает агентом. Если клиент не просто покупает товар, а вносит аванс или платит бонусной картой, программа тоже должна отразить это в чеке.

Передача чека оператору фискальных данных. Кассовая программа отправляет данные о продаже ОФД. По закону это нужно сделать в момент расчета с покупателем. Если в чеке была ошибка, через программу можно отправить чек коррекции.

Формирование чеков о технических операциях. Программа помогает зарегистрировать кассу в налоговой и изменить параметры регистрации — в обоих случаях формируются специальные чеки. Перед началом расчетов касса печатает отчет об открытии смены, после — отчет о закрытии смены. При закрытии и замене фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.

Какие бывают программы для касс

Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Какую кассу и программу выбрать, зависит от бизнеса и количества магазинов.

Программа для автономной кассы. Автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров, не защищает от воровства и не предоставляет отчетов о бизнесе. Автономки обычно устанавливают, чтобы соблюсти закон и потратить минимум денег. Она подходит для микробизнеса, где продавец и владелец бизнеса один и тот же.

Преимущество автономки в том, что она стоит дешевле других касс.

Ее главный недостаток — в кассовой программе, которую трудно обновить без помощи специалиста и использовать по мере развития бизнеса.

У автономки маленький экран и неудобная загрузка новых позиций. Поэтому товары в базу часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме, как на калькуляторе. Какие бывают онлайн-кассы и почему автономные кассы вам не нужны

Программа для кассы-моноблока. Когда бизнес развивается и владелец магазина нанимает кассиров, он обычно меняет автономку на кассу-моноблок, простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу устанавливать цены и контролировать работу сотрудников.

Программа для компьютера с фискальным регистратором. Фискальник — это касса без экрана, она подключается к компьютеру. Такая касса стоит недорого, почти как автономка. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальник превращается в полный аналог кассу-моноблока.

Мы собрали основные возможности перечисленных программ в таблицу. Некоторые из них могут быть бесполезны для предпринимателю с одной торговой точкой. Но они потребуются ему по мере расширения бизнеса.

Автономка Моноблок Программа на ПК
Формирование чека
Передача данных ОФД
Загрузка товаров через личный кабинет, из 1С
Неограниченная база товаров
Приемка маркированных товаров
Поиск товара по наименованию
Неограниченное число кассиров
Программа лояльности
Удобный интерфейс
Отчеты о продажах
Низкая цена устройства

Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт

Защищает от воровства, показывает статистику продаж, помогает удерживать клиентов.

Работает без пробного периода и доплат за новые функции.


Когда нужна программа на компьютере

Когда предпринимателю для работы нужен компьютер, он может купить фискальный регистратор и установить кассовую программу. Если бизнес новый, то докупить фискальник к ноутбуку — недорогое решение вопроса с кассой.

Продавец ищет товары в каталоге. Если автосервис торгует запчастями, то без компьютера нельзя: продавцы постоянно подбирают детали по модели автомобиля и ищут нужный товар в каталоге. С фискальником и кассовой программой сотрудники могут использовать компьютер для поиска по запчастей и для пробивания чеков.

Мастер записывает клиентов. Без компьютера не обходятся предпринимателям, которые оказывают услуги — парикмахер или стоматолог. Они записывают время и дату, когда придет клиент, чтобы планировать рабочее время. Это можно делать в Google Календаре или специальных приложениях. С кассовой программой на том же ПК можно принимать оплату и печатать чеки.

Снижение расходов на кассу. Когда в точке продаж уже есть компьютер, предпринимателю незачем тратить 12 000–15 000 ₽ на моноблок без накопителя. Дешевле купить фискальный регистратор за 7000–8000 ₽, установить кассовую программу и торговать по закону.

Учет товаров в кассовой программе

Кассовая программа не ведет учет товаров, которые остались на складе. Она относится к классу программ «фронт-офис» — отвечают за продажи. Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — отдельный сервис или сложную товароучетную систему вроде 1C.

Веб-сервис с отчетами. Такой сервис обычно сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее цену. Через сервис можно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках в режиме реального времени, видеть прибыль и планировать закупки.

Кабинет Дримкас показывает отчеты о продажах и рассчитывает валовую прибыль

Товароучетная система. С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут уходить данные о продажах, они отобразятся в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетка избыточна — достаточно веб-сервиса с отчетами.

Что нужно знать о кассовых программах

  1. Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
  2. Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
  3. Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
  4. Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
  5. К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.

Кассовая программа с отчетами на смартфоне

В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.

Попробуйте программу прямо сейчас.


Развивайте бизнес вместе с нами
Подпишитесь и не пропустите новые публикации