Онлайн-касса для ИП: как выбрать в 2022 году

С середины 2021 года все ИП, которые работают с физлицами, обязаны применять онлайн-кассу. Исключений больше нет даже для тех, кто оказывает услуги и продает товары собственного производства. Рассказываем, какую кассу выбрать в зависимости от вида деятельности, как сэкономить на покупке и избежать штрафов.

Оглавление

• Что такое онлайн-касса
• Зачем нужна
• Кому нужна
• Кто освобожден
• Какие варианты касс бывают
• От чего зависит выбор кассы
• Как купить и зарегистрировать
• Какие штрафы

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство, которое сохраняет информацию о продаже товаров или услуг, сообщает о ней в налоговую через интернет и печатает чек. Все кассы, которые соответствуют закону, занесены в Реестр кассовой техники.

Работает это так:

1. Кассир сканирует штрихкоды на товарах либо выбирает услуги на панели быстрого доступа, затем нажимает «Напечатать чек».
2. Касса сохраняет данные о продаже на внутреннее устройство — фискальный накопитель.
3. Также касса отправляет информацию оператору фискальных данных (ОФД), а тот транслирует данные в налоговую инспекцию.
4. Касса печатает чек для покупателя или, если стоит такая настройка, отправляет чек электронно — по СМС или электронной почте.

Зачем нужна онлайн-касса

Касса позволяет государству в режиме реального времени узнавать о выручке предпринимателей и компаний. Бизнес обязан ставить кассу по закону, при этом устройство помогает работать:

• сдавать меньше отчетности. Государство уменьшает число деклараций для ИП, которые нужно сдавать регулярно, поскольку получает информацию о продажах с касс;
• не подвергаться плановым проверкам. На весь 2022 год года все плановые проверки касс отменены, останутся только редкие внеплановые;
• вести учет товаров. В кассовых программах и личном кабинете на сайте производителя касс обычно есть возможность вести простой учет товаров или услуг. Кроме того, кассу можно интегрировать с товароучетной системой;
• проводить акции для покупателей. Кассовые программы позволяют назначать скидки и проводить акции;
• вести базу клиентов. В личном кабинете обычно сохраняется информация о клиентах, которых можно обзванивать или писать им, чтобы дополнительно продавать товары;
• контролировать сотрудников. Владелец магазина всегда может удаленно следить за открытием и закрытием смен, каждой продажей на кассе.

Нужна ли касса для ИП

Онлайн-касса нужна всем ИП и ООО, которые продают товары и услуги за наличные или с оплатой банковской картой.

До 1 июля 2021 года действовали отсрочки на установку касс. Последняя была на кассу для ИП без работников, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства. Но теперь и они должны установить кассу и пробивать чеки.

Кто освобожден

ИП с отдельными видами деятельности. В законе сделали исключение для предпринимателей, которые физически не могут использовать кассу. Вот для кого касса не требуется:

• газетные киоски;
• продавцы ценных бумаг;
• школьные столовые;
• торговцы на рынках и ярмарках;
• продавцы товарами с тележек и с рук;
• торговцы мороженым, квасом, молоком и другими жидкостями из цистерн;
• те, кто принимают стекло и утильсырье;
• ремонтники обуви, ключей;
• няни и сиделки;
• те, кто пашут огороды и колют дрова;
• носильщики на вокзалах;
• те, кто сдают в аренду свое жилье;
• продавцы бахил.

Касса для ИП на патенте. Исключение распространяется не на всех, кто работает, на патенте, а только на виды бизнеса, перечисленные в законе.

Самозанятые. C 2019 года в России действует специальный налоговый режим — налог на профессиональный доход (НПД), или самозанятость. Самозанятым не нужна касса, они могут выдавать электронные чеки через мобильное приложение. Однако для такой деятельности есть ограничения:

• выручка не более 2,4 млн ₽ в год,
• нельзя нанимать сотрудников,
• нельзя сдавать нежилые помещения или перепродавать товары.

Те, кто принимает только безналичные расчеты. Касса не нужна, если ИП не продает ничего физлицам, а принимает только деньги у других ИП и юрлиц на расчетный счет.

Какие варианты касс бывают

На рынке 7 основных видов онлайн-касс:

• фискальные регистраторы,
• смарт-терминалы,
• автономные кассы,
• мобильные,
• облачные,
• моноблоки,
• POS-системы.

Разберем каждый вид в отдельности.

Фискальные регистраторы. Это, по сути, принтеры чеков. Такие кассы не оснащены экранами, но умеют хранить и передавать данные о продажах в ОФД, печатать чеки. Для их работы нужен компьютер или смартфон с кассовой программой, такой как Дримкас Старт.

Смарт-терминалы. Устройства, которые объединяют в себе планшет и онлайн-кассу. Могут быть с сенсорным экраном или с кнопками, как Касса Ф.

Автономные онлайн-кассы. Это кнопочная касса, которая работает от аккумулятора и имеет встроенный модем. На них неудобно работать с базой товаров, можно только вбивать сумму.

Мобильные онлайн-кассы. Полноценные кассы, которые работают не от сети, а от аккумулятора.

Облачные онлайн-кассы. Они стоят не на торговом объекте, а в дата-центре. Интернет-магазин или курьер может подключиться к такой кассе удаленно и пробить чек, он уйдет покупателю по сети.

Моноблоки. Большие кассы с экраном-планшетом, подходят для ресторанов и салонов красоты.

POS-системы. Еще более крупные классы с отдельным экраном, ящиком для наличных. Обычно используются в крупных супермаркетах.

От чего зависит выбор онлайн-кассы

Где будет использоваться касса. Если касса стоит в торговой точке, подойдет фискальный регистратор с кассовой программой, например Дримкас Старт.

Если нет компьютера, выбирайте смарт-терминал, например Кассу Ф.

Если будете использовать кассу на выезде, лучше использовать мобильное кассовое приложение, которое пробивает чеки удаленно.

Сколько клиентов в день. Узнайте, как быстро касса печатает чеки. Это может быть важно в магазине с большим потоком покупателей.

Продает ли магазин алкоголь. Если планируете торговать алкоголем, придется зарегистрировать ООО и получить лицензию. Затем выбирайте кассу, которая работает с системой ЕГАИС.

Торгует ли маркированным товарами. Важно, чтобы касса работала с системой маркировки. Обычно для этого требуется купить отдельный сервис.

Как купить и зарегистрировать онлайн-кассу

Купить онлайн-кассу для ИП. Выберите производителя кассы, модель и убедитесь, что она есть в реестре, затем купите кассу — за полную сумму или аренда кассы для ИП. Второй вариант может быть невыгодным, если собираетесь работать больше года.

Купить фискальный накопитель. Вместе с кассой вам предложат купить фискальный накопитель — на 15 или 36 месяцев. Какой выбрать, зависит от системы налогообложения и видов работ, но в большинстве случаев это ФН на 36 месяцев:

Заключить договор с ОФД. Одновременно с покупкой кассы заключите договор с оператором фискальных данных, чтобы передавать данные о продажах в налоговую.

Купить квалифицированную электронную подпись. Она потребуется, чтобы зарегистрировать кассу.

Зарегистрироваться в налоговой инспекции. Для этого действуйте по шагам:

1. Подайте заявление на сайте налоговой инспекции или через личный кабинет «Дримкаса». В заявлении нужно будет указать владельца кассы, ИНН, место установки, модель и заводской номер, сферу применения.
2. Получите регистрационный номер кассы.
3. Зарегистрируйте кассу. Для этого нужно установить фискальный накопитель, включить кассу и в настройке ввести данные об ИП и регистрационный номер.

После этого нужно будет передать в налоговую отчет о регистрации — она выдаст карточку регистрации, на кассе можно будет пробивать чеки.

Какие штрафы за работу ИП без кассы

Если работать без кассы. За деятельность без онлайн-кассы штрафуют на 25-50% от сумм, проведенных мимо кассы. Минимальный штраф — 10 тыс. ₽. Если предприниматель попадется во второй раз и общая сумма нарушений достигает 1 млн ₽, его работу могут приостановить на 90 дней.

По сути, максимальный штраф за работу без кассы ничем не ограничен — он зависит только от того, сколько предприниматель успел продать без регистрации на кассе.

Если не выдать чек. Если один раз не выдать покупателю бумажный или электронный чек — будет штраф 2 тыс. ₽ для ИП.

Что нужно знать о выборе онлайн-кассы для ИП в 2022 году

1. Онлайн-касса сохраняет информацию о продаже товаров или услуг, сообщает о ней в налоговую через интернет и печатает чек.
2. Она нужна государству, чтобы контролировать доходы бизнеса, а ИП — чтобы работать эффективнее.
3. Кассу по закону ставят все ИП, которые торгуют за наличные или с оплатой банковской картой.
4. Для торговой точки подойдет фискальный регистратор или кнопочная смарт-касса, для работы на выезде — приложение с удаленной кассой.
5. Чтобы начать работу с кассой, купить устройство, а также фискальный накопитель, заключите договор с ОФД и зарегистрируйте кассу в налоговой.
6. За работу без кассы ИП оштрафуют минимум на 10 тыс. ₽.

Автор: Илья Новиков

Эксперт